Kein Backup ohne Archivierung – so geht rechtssicheres E-Mail-Management

Für Unternehmen sind E-Mails weiterhin das bevorzugte Kommunikationsmittel. Doch fest steht auch: Mit Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen herrscht häufig noch Unklarheit – und das obwohl diese ganz klar in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt sind. Gerade der Unterschied zwischen Backup und Archivierung sorgt immer wieder für Kopfzerbrechen.

Daher haben wir für Sie einige Argumente zusammengefasst, die deutlich machen, warum eine zuverlässige E-Mail-Archivierung mit der passenden Lösung für Sie unerlässlich ist.

Backups ersetzen keine E-Mail-Archivierung

Eine Backup-Lösung für den Mail-Server reicht nicht aus, um die erforderlichen Compliance-Anforderungen umzusetzen. Denn Backups dienen lediglich der temporären Verfügbarkeit der Mail-Kommunikation und stellen diese im Schadensfall wieder her. Eine revisionssichere Aufbewahrung, wie sie der Gesetzgeber fordert, findet allerdings nur über ein E-Mail-Archiv statt. Auch das Ausdrucken und Abheften von E-Mails stellt keine rechtssichere Aufbewahrung dar.

Zudem machen nicht nur die GoBD, sondern auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine E-Mail-Archivierung erforderlich, wie aktuelle Prüfungen durch Aufsichtsbehörden für den Datenschutz deutlich machen. So kündigte zum Beispiel das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht im November an, flächendeckende Kontrollen durchführen zu wollen. Und auch andere Bundesländer wollen hier nachziehen.

Besonders im Fokus steht dabei das Thema Rechenschaftspflicht. Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen in der Pflicht stehen, die Einhaltung der Datenschutzvorgaben – u.a. im Zuge von Kontrollen – darlegen zu können. Zur Prüfung stehen dabei u.a.:

• die Nachweispflicht in Bezug auf personenbezogene Daten, d.h. liegt etwa eine Einwilligung des/der Betroffenen per E-Mail vor. Auch der sachgemäße Umgang mit Bewerberdaten ist hier mit eingeschlossen.
• die Einhaltung des Rechts auf Vergessenwerden bei betrieblichen E-Mails.
• ob die Auskunftspflicht gegenüber Betroffenen eingehalten wurde. Dies kann sich auch auf E-Mail-Kommunikation beziehen.
• ob die Maßnahmen der Datensicherheit gewährleistet werden, zum Beispiel die Verschlüsselung zu schützender, personenbezogener Daten, wie sie in den meisten betrieblichen E-Mails zu finden sind.

Rechtssicherheit mit MailStore Server

Da eine klassische E-Mail-Software diesen hohen Nachweis-Ansprüchen nicht mehr gerecht wird – gerade hinsichtlich der Datensicherheit – braucht es zur dauerhaften Archivierung der Mail-Kommunikation moderne Lösungen, welche die genannten Aspekte vollumfänglich abdecken. Die E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server unterstützt Sie maßgeblich bei der Erfüllung der Compliance-Anforderungen und gibt Unternehmen die notwendige Kontrolle über ihre E-Mail-Kommunikation im Sinne von DSGVO und GoBD. Genau dafür hat MailStore Server auch von offizieller Stelle das DSGVO-Prüfsiegel erhalten.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Dank integrierter Such- und Extrahier-Funktion von Daten können die erteilten Einwilligungen sowie der Zusammenhang der Erteilung (Zweckbindung) detailliert nachgewiesen werden.
• Die Verschlüsselungsfunktionen (u.a. Berechtigungskonzepte, kryptographische Signatur, Audit-Log) stellen sicher, dass die archivierten Daten vor Manipulation und dem Zugriff durch Dritte geschützt werden.
• Unternehmen sind in der Lage, revisionssicher archivierte Informationen fristgerecht, nachweisbar und gemäß DSGVO-Richtlinien zu löschen.
• E-Mails und Anhänge können Dritten auf Wunsch sofort zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen sind so jederzeit auskunftsfähig.

MailStore Server bietet Ihren somit die ideale Grundlage zur Einführung eines nach GoBD und DSGVO geforderten E-Mail-Managements. Nur so lassen sich Rechtssicherheit und Schutz der Daten gewährleisten!

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne auch telefonisch unter
+49 (0)7331 946 12 49 oder per E-Mail zur Verfügung.