5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges, aber in manchen Punkten wie beispielsweise der Gesetzgebung auch ein komplexes Thema. Immer wieder tauchen daher ungewöhnliche Behauptungen zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten auf. Zusammen mit unserem deutschen E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore entlarven wir 5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung.

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

1. “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. 

2. “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” 

Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren, und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung.

3. “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung” 

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt – beispielsweise Bewerbungsunterlagen – nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.

4. “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben. Wichtige Unterlagen lassen sich im Bedarfsfall schnell mit Hilfe der Volltextindizierung von MailStore durchsuchen und wiederfinden.

5. “Nur Rechnungen müssen archiviert werden” 

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen folglich auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Ich hoffe das ich Euch mit diesem Beitrag “5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung” weiterhelfen konnte. Gerne dürft Ihr auch einen Kommentar hinterlassen ob dieser Beitrag hilfreich war.

Ihr wollt weitere Informationen zur der E-Mail Archivierung erhalten, so kontaktiert uns gerne per Mail oder ruft uns unter der folgenden Nummer an: 07331 946 12 49

Kein Backup ohne Archivierung – so geht rechtssicheres E-Mail-Management

Für Unternehmen sind E-Mails weiterhin das bevorzugte Kommunikationsmittel. Doch fest steht auch: Mit Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen herrscht häufig noch Unklarheit – und das obwohl diese ganz klar in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt sind. Gerade der Unterschied zwischen Backup und Archivierung sorgt immer wieder für Kopfzerbrechen.

Kein Backup ohne Archivierung – so geht rechtssicheres E-Mail-Management

Daher haben wir für Sie einige Argumente zusammengefasst, die deutlich machen, warum eine zuverlässige E-Mail-Archivierung mit der passenden Lösung für Sie unerlässlich ist.

Backups ersetzen keine E-Mail-Archivierung

Eine Backup-Lösung für den Mail-Server reicht nicht aus, um die erforderlichen Compliance-Anforderungen umzusetzen. Denn Backups dienen lediglich der temporären Verfügbarkeit der Mail-Kommunikation und stellen diese im Schadensfall wieder her. Eine revisionssichere Aufbewahrung, wie sie der Gesetzgeber fordert, findet allerdings nur über ein E-Mail-Archiv statt. Auch das Ausdrucken und Abheften von E-Mails stellt keine rechtssichere Aufbewahrung dar.

Video von unserem Partner Ebertlang

Zudem machen nicht nur die GoBD, sondern auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine E-Mail-Archivierung erforderlich, wie aktuelle Prüfungen durch Aufsichtsbehörden für den Datenschutz deutlich machen. So kündigte zum Beispiel das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht im November an, flächendeckende Kontrollen durchführen zu wollen. Und auch andere Bundesländer wollen hier nachziehen.

Besonders im Fokus steht dabei das Thema Rechenschaftspflicht. Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen in der Pflicht stehen, die Einhaltung der Datenschutzvorgaben – u.a. im Zuge von Kontrollen – darlegen zu können. Zur Prüfung stehen dabei u.a.:

  • die Nachweispflicht in Bezug auf personenbezogene Daten, d.h. liegt etwa eine Einwilligung des/der Betroffenen per E-Mail vor. Auch der sachgemäße Umgang mit Bewerberdaten ist hier mit eingeschlossen.
  • die Einhaltung des Rechts auf Vergessenwerden bei betrieblichen E-Mails.
  • ob die Auskunftspflicht gegenüber Betroffenen eingehalten wurde. Dies kann sich auch auf E-Mail-Kommunikation beziehen.
  • ob die Maßnahmen der Datensicherheit gewährleistet werden, zum Beispiel die Verschlüsselung zu schützender, personenbezogener Daten, wie sie in den meisten betrieblichen E-Mails zu finden sind.

Rechtssicherheit mit MailStore Server

Da eine klassische E-Mail-Software diesen hohen Nachweis-Ansprüchen nicht mehr gerecht wird – gerade hinsichtlich der Datensicherheit – braucht es zur dauerhaften Archivierung der Mail-Kommunikation moderne Lösungen, welche die genannten Aspekte vollumfänglich abdecken. Die E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server unterstützt Sie maßgeblich bei der Erfüllung der Compliance-Anforderungen und gibt Unternehmen die notwendige Kontrolle über ihre E-Mail-Kommunikation im Sinne von DSGVO und GoBD. Genau dafür hat MailStore Server auch von offizieller Stelle das DSGVO-Prüfsiegel erhalten.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Dank integrierter Such- und Extrahier-Funktion von Daten können die erteilten Einwilligungen sowie der Zusammenhang der Erteilung (Zweckbindung) detailliert nachgewiesen werden.
  • Die Verschlüsselungsfunktionen (u.a. Berechtigungskonzepte, kryptographische Signatur, Audit-Log) stellen sicher, dass die archivierten Daten vor Manipulation und dem Zugriff durch Dritte geschützt werden.
  • Unternehmen sind in der Lage, revisionssicher archivierte Informationen fristgerecht, nachweisbar und gemäß DSGVO-Richtlinien zu löschen.
  • E-Mails und Anhänge können Dritten auf Wunsch sofort zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen sind so jederzeit auskunftsfähig.

MailStore Server bietet Ihren somit die ideale Grundlage zur Einführung eines nach GoBD und DSGVO geforderten E-Mail-Managements. Nur so lassen sich Rechtssicherheit und Schutz der Daten gewährleisten!

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne auch telefonisch unter
+49 (0)7331 946 12 49 oder per E-Mail zur Verfügung.

Sicherheitslücke PST-Datei: Wie Sie E-Mails wirklich sicher und rechtskonform archivieren

Die Masse an E-Mails im Geschäftsalltag lässt Postfächer oft an ihre Grenzen stoßen. Um E-Mails nicht löschen zu müssen und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf sie zugreifen zu können, werden als Notlösung häufig PST-Dateien erstellt. Dabei werden E-Mails aus Outlook-Postfächern lokal ausgelagert und auf den Anwender-Rechnern gespeichert. Langfristig gesehen hat diese Methode jedoch weitreichende Folgen: Es drohen ein wesentlich höherer Arbeitsaufwand, Datenverluste oder sogar Strafen durch Unterlassung der gesetzlichen Vorschriften.

Sicherheitslücke PST-Datei

Sicherheitslücke PST-Datei und Administrativer Mehraufwand

Für die IT-Abteilung entsteht durch PST-Dateien eine kontinuierliche Belastung: Daten, die nicht zentral gespeichert sind, erschweren die Erstellung von Backups. Zudem sind diese Dateien fehleranfälliger und damit risikobehaftet. Das bringt häufig die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups und die Reparatur defekter Daten mit sich. 

Außerdem entziehen sich PST-Dateien durch die Ablage auf Anwender-Rechnern der Kontrolle der IT-Abteilung. Damit entsprechen sie nicht den Vorschriften der DSGVO sowie GoBD und sind nicht geeignet, geltende Anforderungen umzusetzen. Gleiches gilt auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen: Im Normalfall sind geschäftliche E-Mails als rechtlicher Beweis zulässig. E-Mails aus PST-Dateien jedoch können jederzeit gelöscht werden, sind manipulierbar und nicht zentral abgelegt – deshalb gelten sie vor Gericht nicht als Argument, sondern unterstützen die Theorie einer Straftat.

Lokale, rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Sie für einen rechtskonformen E-Mail-Verkehr sorgen, was wiederum zu einem reduzierten Verwaltungsaufwand und entlasteten Systemen beiträgt. All das gewährleistet ein zentrales Archiv wie MailStore! Als führende Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung bietet MailStore eine erprobte und zertifizierte Software “made in Germany”. So lassen sich nicht nur alle E-Mails problemlos zentral speichern; durch die Volltextsuche sowie die Dateianhang-Indizierung kann auch das gesamte E-Mail-Archiv durchsucht werden. Zudem werden E-Mails manipulationssicher archiviert, und Administratoren können selbst festlegen, wie lange eine E-Mail gespeichert bleibt, sodass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in jedem Fall eingehalten werden.

Natürlich beantworten wir auch gerne Ihre Fragen oder stellen Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Sie erreichen uns ganz einfach telefonisch unter +49 (0)7331 946 12 49 oder per Mail.

Neuer MailStore-Leitfaden mit Praxis-Tipps zur E-Mail Archivierung

Das Thema E-Mail-Archivierung ist ein weites Feld – gerade mit Blick auf die rechtlichen Anforderungen stellen sich viele Fragen: Warum müssen E-Mails überhaupt archiviert werden? Welche Vorteile bringt sie Ihnen? Und wie stellen Sie sicher, dass die Archivierung auch die rechtlichen Anforderungen erfüllt?

Neuer MailStore-Leitfaden mit Praxis-Tipps zur E-Mail Archivierung

Antworten darauf und alles Wissenswerte finden Sie im aktuellen MailStore-Leitfaden “E-Mail-Archivierung für Einsteiger”. Hierin erfahren Sie neben konkreten Praxisbeispielen, warum eine umfassende Archivierungslösung wie MailStore nicht nur die E-Mail-Server entlastet, sondern auch die Arbeit von IT-Administratoren maßgeblich erleichtert.

Firmen mit praxisnahem und rechtlichem Know-how überzeugen

Einen Schwerpunkt des Leitfadens bildet zudem das Thema Rechtssicherheit. Denn in den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) ist die manipulationssichere Aufbewahrung geschäftskritischer E-Mails vom Gesetzgeber detailliert festgelegt. Die Archivierungslösung von MailStore unterstützt Sie auf diesem Weg zu einem transparenten Datenmanagement wie in den GoBD formuliert.

Gerade im Zuge der seit Mai 2018 vollumfänglich in Kraft getretenen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Thema E-Mail-Archivierung und Datenschutz für viele Unternehmen allerdings noch stärker in den Fokus gerückt. Welche rechtlichen Bausteine Ihnen MailStore in puncto DSGVO bietet, beleuchtet der Leitfaden deshalb im Rahmen eines gesonderten Themenblocks.

Natürlich beantworten wir auch gerne Ihre Fragen oder stellen Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Sie erreichen uns ganz einfach telefonisch unter +49 (0)7331 946 12 49 oder per Mail.