5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges, aber in manchen Punkten wie beispielsweise der Gesetzgebung auch ein komplexes Thema. Immer wieder tauchen daher ungewöhnliche Behauptungen zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten auf. Zusammen mit unserem deutschen E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore entlarven wir 5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung.

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

1. “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. 

2. “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” 

Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren, und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung.

3. “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung” 

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt – beispielsweise Bewerbungsunterlagen – nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.

4. “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben. Wichtige Unterlagen lassen sich im Bedarfsfall schnell mit Hilfe der Volltextindizierung von MailStore durchsuchen und wiederfinden.

5. “Nur Rechnungen müssen archiviert werden” 

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen folglich auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Ich hoffe das ich Euch mit diesem Beitrag “5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung” weiterhelfen konnte. Gerne dürft Ihr auch einen Kommentar hinterlassen ob dieser Beitrag hilfreich war.

Ihr wollt weitere Informationen zur der E-Mail Archivierung erhalten, so kontaktiert uns gerne per Mail oder ruft uns unter der folgenden Nummer an: 07331 946 12 49

Kein Backup ohne Archivierung – so geht rechtssicheres E-Mail-Management

Für Unternehmen sind E-Mails weiterhin das bevorzugte Kommunikationsmittel. Doch fest steht auch: Mit Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen herrscht häufig noch Unklarheit – und das obwohl diese ganz klar in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt sind. Gerade der Unterschied zwischen Backup und Archivierung sorgt immer wieder für Kopfzerbrechen.

Kein Backup ohne Archivierung – so geht rechtssicheres E-Mail-Management

Daher haben wir für Sie einige Argumente zusammengefasst, die deutlich machen, warum eine zuverlässige E-Mail-Archivierung mit der passenden Lösung für Sie unerlässlich ist.

Backups ersetzen keine E-Mail-Archivierung

Eine Backup-Lösung für den Mail-Server reicht nicht aus, um die erforderlichen Compliance-Anforderungen umzusetzen. Denn Backups dienen lediglich der temporären Verfügbarkeit der Mail-Kommunikation und stellen diese im Schadensfall wieder her. Eine revisionssichere Aufbewahrung, wie sie der Gesetzgeber fordert, findet allerdings nur über ein E-Mail-Archiv statt. Auch das Ausdrucken und Abheften von E-Mails stellt keine rechtssichere Aufbewahrung dar.

Video von unserem Partner Ebertlang

Zudem machen nicht nur die GoBD, sondern auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine E-Mail-Archivierung erforderlich, wie aktuelle Prüfungen durch Aufsichtsbehörden für den Datenschutz deutlich machen. So kündigte zum Beispiel das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht im November an, flächendeckende Kontrollen durchführen zu wollen. Und auch andere Bundesländer wollen hier nachziehen.

Besonders im Fokus steht dabei das Thema Rechenschaftspflicht. Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen in der Pflicht stehen, die Einhaltung der Datenschutzvorgaben – u.a. im Zuge von Kontrollen – darlegen zu können. Zur Prüfung stehen dabei u.a.:

  • die Nachweispflicht in Bezug auf personenbezogene Daten, d.h. liegt etwa eine Einwilligung des/der Betroffenen per E-Mail vor. Auch der sachgemäße Umgang mit Bewerberdaten ist hier mit eingeschlossen.
  • die Einhaltung des Rechts auf Vergessenwerden bei betrieblichen E-Mails.
  • ob die Auskunftspflicht gegenüber Betroffenen eingehalten wurde. Dies kann sich auch auf E-Mail-Kommunikation beziehen.
  • ob die Maßnahmen der Datensicherheit gewährleistet werden, zum Beispiel die Verschlüsselung zu schützender, personenbezogener Daten, wie sie in den meisten betrieblichen E-Mails zu finden sind.

Rechtssicherheit mit MailStore Server

Da eine klassische E-Mail-Software diesen hohen Nachweis-Ansprüchen nicht mehr gerecht wird – gerade hinsichtlich der Datensicherheit – braucht es zur dauerhaften Archivierung der Mail-Kommunikation moderne Lösungen, welche die genannten Aspekte vollumfänglich abdecken. Die E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server unterstützt Sie maßgeblich bei der Erfüllung der Compliance-Anforderungen und gibt Unternehmen die notwendige Kontrolle über ihre E-Mail-Kommunikation im Sinne von DSGVO und GoBD. Genau dafür hat MailStore Server auch von offizieller Stelle das DSGVO-Prüfsiegel erhalten.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Dank integrierter Such- und Extrahier-Funktion von Daten können die erteilten Einwilligungen sowie der Zusammenhang der Erteilung (Zweckbindung) detailliert nachgewiesen werden.
  • Die Verschlüsselungsfunktionen (u.a. Berechtigungskonzepte, kryptographische Signatur, Audit-Log) stellen sicher, dass die archivierten Daten vor Manipulation und dem Zugriff durch Dritte geschützt werden.
  • Unternehmen sind in der Lage, revisionssicher archivierte Informationen fristgerecht, nachweisbar und gemäß DSGVO-Richtlinien zu löschen.
  • E-Mails und Anhänge können Dritten auf Wunsch sofort zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen sind so jederzeit auskunftsfähig.

MailStore Server bietet Ihren somit die ideale Grundlage zur Einführung eines nach GoBD und DSGVO geforderten E-Mail-Managements. Nur so lassen sich Rechtssicherheit und Schutz der Daten gewährleisten!

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne auch telefonisch unter
+49 (0)7331 946 12 49 oder per E-Mail zur Verfügung.

BackupAssist 10.4.5 bietet vollumfänglichen Support für Windows Server 2019

Sicher kennen Sie es: Regelmäßig stehen sowohl Sie vor der Herausforderung, die IT stets auf dem neuesten Stand zu halten und gleichzeitig solche Sicherheits- und Backup-Lösungen einzusetzen, die auch die neuesten Betriebssysteme zuverlässig schützen. Mit BackupAssist decken Sie genau diesen Bedarf bei Ihren ab! Die Datensicherungslösung von Cortex I.T. bietet mit der gerade erschienenen Version 10.4.5 unter anderem offiziellen Support für Microsoft Windows Server 2019.

BackupAssist 10.4.5 bietet vollumfänglichen Support für Windows Server 2019

Durch die Unterstützung von Windows Server 2019 sichern Sie mit BackupAssist 10.4.5 Ihre Systeme auch bei System-Migrationen und Neuanschaffungen bestmöglich. So können Sie Ihre Systeme aktuell halten und gleichzeitig optimale Datensicherungs- und Wiederherstellungslösungen im Sinne der DSGVO bieten.

Außerdem bietet Ihnen das neueste Update weitere Optionen zur Historienverwaltung von System-Backups. Alle Informationen zu BackupAssist 10.4.5 finden Sie in den Release Notes.

Mehr zu BackupAssist

Welche weiteren Vorteile liefert BackupAssist? Neben professioneller Backup- und Recovery-Strategien profitieren Sie dank des integrierten, am Markt einzigartigen CryptoSafeGuard (CSG) von optimalem Schutz vor Ransomware-Attacken. Das Tool, bestehend aus Shield und Detector, schützt nicht nur sowohl bestehende als auch zukünftige Backups, sondern ermöglicht Administratoren dank Alarmfunktion auch, bei Verdacht auf Ransomware umgehend zu reagieren.

Sollten Sie BackupAssist noch nicht kennen, bieten wir vielfältige Möglichkeiten, sich selbst von der Lösung zu überzeugen: Kontaktieren Sie uns persönlich (+49 (0)7331 9461249 oder E-Mail) – wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot!

Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

Früher oder später steht bei fast jedem Unternehmen einmal die Migration des E-Mail-Servers an – entweder aufgrund eines Server- oder aber wegen eines Providerwechsels. Häufig werden die elektronischen Nachrichten dabei durch den Systemadministrator vollständig vom alten an den neuen Speicherort transferiert. Der Nachteil einer solchen Vorgehensweise: Alte Datensätze werden ebenfalls verschoben und belasten umgehend das neu eingerichtete System. Um dieses Problem zu umgehen, empfiehlt sich der Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung – einerseits um den Server zu entlasten, andererseits um die Produktivität beim Benutzer zu steigern.

Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

Bahnt sich nun ein E-Mail-Serverwechsel an, entstehen enorme Vorteile durch die Nutzung einer solchen Lösung: Der neue Server wird nicht mit der hohen Menge an alten E-Mails belastet, was ansonsten auf lange Sicht zu Performance-Einbußen führt. Zudem lassen sich Nachrichten, die nicht mehr vorgehalten werden müssen, mit Hilfe der individuell einstellbaren Aufbewahrungsrichtlinien automatisiert löschen. Diese Richtlinien helfen zukünftig auch dabei, löschungspflichtige Nachrichten rechtzeitig zu entfernen. Das ermöglicht besonders eine DSGVO-konforme Sicherung problemlos.

Hohe Benutzerfreundlichkeit und Outlook-Integration

Für den Nutzer verändert sich die E-Mail-Bearbeitung aufgrund des E-Mail-Archivs nicht. Durch die Integration via Add-ins lassen sich auch archivierte E-Mails problemlos über die gewohnte Oberfläche von Microsoft Outlook abrufen. Hinzu kommt sogar eine spürbare Produktivitätssteigerung: Die Suche nach E-Mails und Dateianhängen wird deutlich beschleunigt und auch ältere Nachrichten lassen sich leichter wiederfinden.

60.000 Kunden vertrauen auf die E-Mail-Archivierungslösung MailStore

Mit MailStore haben wir die führende E-Mail-Archivierungslösungen weltweit in unserem Portfolio. Die Software  “made in Germany” ermöglicht eine rechtssichere sowie DSGVO-zertifizierte Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails und stellt damit einen wichtigen sowie notwendigen Grundpfeiler für Ihre Kommunikation dar. Zudem lässt sich MailStore problemlos bei einem Mailserver-Umzug einsetzen und entlastet somit den Server.

Natürlich beantworten wir auch gerne Ihre Fragen oder stellen Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Sie erreichen uns ganz einfach telefonisch unter +49 (0)7331 946 12 49 oder per Mail.

MailStore Server jetzt DSGVO-zertifiziert

Rechtssicher, made in Germany und ab sofort auch von offizieller Stelle DSGVO-zertifiziert: Im Rahmen eines mehrstufigen Prüfungsprozesses wurde MailStore Server auf Herz und Nieren geprüft – das Ergebnis ist die offizielle DSGVO-Zertifizierung. Die weltweit führende E-Mail-Archivierungslösung unterstützt Sie somit beispielsweise nicht nur dabei, ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter zu gestalten, sondern bietet auch eine rechtssichere Grundlage zur Einführung eines E-Mail-Managements, wie in der EU-Datenschutz-Grundverordnung vorgeschrieben.

MailStore Server jetzt DSGVO-zertifiziert

Im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens wurden u.a. folgende Aspekte auf DSGVO-Konformität geprüft:

  • Das Recht auf Auskunft: MailStore bietet hier die Möglichkeit eines transparenten Einblicks in die archivierten Mails, inklusive detaillierter Suchfunktion.
  • Das Recht auf Löschung: Dank individuell konfigurierbarer Aufbewahrungsrichtlinien können E-Mails und somit auch personenbezogene Daten automatisiert gelöscht werden.
  • Das Recht auf Daten-Portabilität: Mit MailStore Server können E-Mails in ein gängiges E-Mail-Format übertragen, exportiert, signiert und an Dritte übergeben werden.

Dank der Erfüllung der genannten Vorgaben erhalten Unternehmen mit MailStore Server Rechtssicherheit in Bezug auf E-Mails und sind in diesem Bereich sowohl sicher als auch DSGVO-konform aufgestellt.

Das DSGVO-Zertifikat steht Ihnen jederzeit in bei uns zum Download zur Verfügung. Falls Sie zudem den Prüfbericht in Gänze nachlesen möchten, senden wir Ihnen das Dokument gerne auf Anfrage unter info@solutionscube.de per E-Mail zu.

Mehr über MailStore Server erfahren

Im aktuellen Praxisleitfaden unseres Herstellers lesen Sie alles Wissenswerte zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung.

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Sicherheitslücke PST-Datei: Wie Sie E-Mails wirklich sicher und rechtskonform archivieren

Die Masse an E-Mails im Geschäftsalltag lässt Postfächer oft an ihre Grenzen stoßen. Um E-Mails nicht löschen zu müssen und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf sie zugreifen zu können, werden als Notlösung häufig PST-Dateien erstellt. Dabei werden E-Mails aus Outlook-Postfächern lokal ausgelagert und auf den Anwender-Rechnern gespeichert. Langfristig gesehen hat diese Methode jedoch weitreichende Folgen: Es drohen ein wesentlich höherer Arbeitsaufwand, Datenverluste oder sogar Strafen durch Unterlassung der gesetzlichen Vorschriften.

Sicherheitslücke PST-Datei

Sicherheitslücke PST-Datei und Administrativer Mehraufwand

Für die IT-Abteilung entsteht durch PST-Dateien eine kontinuierliche Belastung: Daten, die nicht zentral gespeichert sind, erschweren die Erstellung von Backups. Zudem sind diese Dateien fehleranfälliger und damit risikobehaftet. Das bringt häufig die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups und die Reparatur defekter Daten mit sich. 

Außerdem entziehen sich PST-Dateien durch die Ablage auf Anwender-Rechnern der Kontrolle der IT-Abteilung. Damit entsprechen sie nicht den Vorschriften der DSGVO sowie GoBD und sind nicht geeignet, geltende Anforderungen umzusetzen. Gleiches gilt auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen: Im Normalfall sind geschäftliche E-Mails als rechtlicher Beweis zulässig. E-Mails aus PST-Dateien jedoch können jederzeit gelöscht werden, sind manipulierbar und nicht zentral abgelegt – deshalb gelten sie vor Gericht nicht als Argument, sondern unterstützen die Theorie einer Straftat.

Lokale, rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Sie für einen rechtskonformen E-Mail-Verkehr sorgen, was wiederum zu einem reduzierten Verwaltungsaufwand und entlasteten Systemen beiträgt. All das gewährleistet ein zentrales Archiv wie MailStore! Als führende Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung bietet MailStore eine erprobte und zertifizierte Software “made in Germany”. So lassen sich nicht nur alle E-Mails problemlos zentral speichern; durch die Volltextsuche sowie die Dateianhang-Indizierung kann auch das gesamte E-Mail-Archiv durchsucht werden. Zudem werden E-Mails manipulationssicher archiviert, und Administratoren können selbst festlegen, wie lange eine E-Mail gespeichert bleibt, sodass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in jedem Fall eingehalten werden.

Natürlich beantworten wir auch gerne Ihre Fragen oder stellen Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Sie erreichen uns ganz einfach telefonisch unter +49 (0)7331 946 12 49 oder per Mail.

Neuer MailStore-Leitfaden mit Praxis-Tipps zur E-Mail Archivierung

Das Thema E-Mail-Archivierung ist ein weites Feld – gerade mit Blick auf die rechtlichen Anforderungen stellen sich viele Fragen: Warum müssen E-Mails überhaupt archiviert werden? Welche Vorteile bringt sie Ihnen? Und wie stellen Sie sicher, dass die Archivierung auch die rechtlichen Anforderungen erfüllt?

Neuer MailStore-Leitfaden mit Praxis-Tipps zur E-Mail Archivierung

Antworten darauf und alles Wissenswerte finden Sie im aktuellen MailStore-Leitfaden “E-Mail-Archivierung für Einsteiger”. Hierin erfahren Sie neben konkreten Praxisbeispielen, warum eine umfassende Archivierungslösung wie MailStore nicht nur die E-Mail-Server entlastet, sondern auch die Arbeit von IT-Administratoren maßgeblich erleichtert.

Firmen mit praxisnahem und rechtlichem Know-how überzeugen

Einen Schwerpunkt des Leitfadens bildet zudem das Thema Rechtssicherheit. Denn in den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) ist die manipulationssichere Aufbewahrung geschäftskritischer E-Mails vom Gesetzgeber detailliert festgelegt. Die Archivierungslösung von MailStore unterstützt Sie auf diesem Weg zu einem transparenten Datenmanagement wie in den GoBD formuliert.

Gerade im Zuge der seit Mai 2018 vollumfänglich in Kraft getretenen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Thema E-Mail-Archivierung und Datenschutz für viele Unternehmen allerdings noch stärker in den Fokus gerückt. Welche rechtlichen Bausteine Ihnen MailStore in puncto DSGVO bietet, beleuchtet der Leitfaden deshalb im Rahmen eines gesonderten Themenblocks.

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