5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges, aber in manchen Punkten wie beispielsweise der Gesetzgebung auch ein komplexes Thema. Immer wieder tauchen daher ungewöhnliche Behauptungen zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten auf. Zusammen mit unserem deutschen E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore entlarven wir 5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung.

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

1. “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. 

2. “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” 

Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren, und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung.

3. “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung” 

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt – beispielsweise Bewerbungsunterlagen – nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.

4. “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben. Wichtige Unterlagen lassen sich im Bedarfsfall schnell mit Hilfe der Volltextindizierung von MailStore durchsuchen und wiederfinden.

5. “Nur Rechnungen müssen archiviert werden” 

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen folglich auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Ich hoffe das ich Euch mit diesem Beitrag “5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung” weiterhelfen konnte. Gerne dürft Ihr auch einen Kommentar hinterlassen ob dieser Beitrag hilfreich war.

Ihr wollt weitere Informationen zur der E-Mail Archivierung erhalten, so kontaktiert uns gerne per Mail oder ruft uns unter der folgenden Nummer an: 07331 946 12 49

Altaro 8.3 veröffentlicht: VMware-Replikation für ausfallfreies Arbeiten

Serverausfälle haben noch vor einigen Jahren zu einer Zwangspause bei vielen Unternehmen geführt. Was für Sie das Stresslevel schnell in die Höhe trieb, ist dank Replikations-Tools deutlich entspannter geworden. Server werden kontinuierlich und vollständig an einen externen Standort repliziert, um im Notfall nahtlos auf dem externen Gerät weiterzuarbeiten. Die VM-Backup-Lösung Altaro VM Backup bietet diese Funktion für Hyper-V-Backups schon länger an und unterstützt ab der neuen Version 8.3 auch VMware-Replikationen.

Dank dieser neuen Funktionalität arbeiten Sie auch bei Ausfällen der VMware-Infrastruktur auf einer extern gespiegelten Maschine weiter, während Sie sich vorrangig um das Troubleshooting kümmern und nicht erst langwierig Backups zurückspielen müssen.

Altaro 8.3 im Überblick:

  • Replikation von VMware: Neben der bereits vorhandenen Hyper-V-Unterstützung ist nun auch eine Replikation von VMware-Maschinen möglich. Wie gewohnt, erfolgt die Replikation ohne Bandbreiten-Beeinflussung an den externen Standort. Im Desaster-Fall kann in unter einer Minute auf die Ersatzmaschine gewechselt werden.
  • Replikations-Status: Über die zentrale Altaro Cloud Management Console (CMC) behalten Sie ab sofort den Replikations-Status im Blick und können bei Bedarf Anpassungen vornehmen. So stellen Sie sicher, dass die Replikation regelmäßig und verlässlich läuft.

Den vollständigen Change Log mit der aktuellen Downloaddatei finden Sie hier. Der Hersteller hat außerdem einen Knowledge Base-Artikel zur Einrichtung der Replikation verfasst. 

Altaro kennenlernen

Altaro VM Backup ist die erste Wahl, wenn es um die verlässliche Sicherung virtueller Maschinen geht. Für den Hersteller war es besonders wichtig, einfachste Bedienbarkeit, Effizienz und ein faires Lizenzmodell umzusetzen.

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne auch telefonisch unter
+49 (0)7331 946 12 49 oder per E-Mail zur Verfügung.

BackupAssist 10.4.5 bietet vollumfänglichen Support für Windows Server 2019

Sicher kennen Sie es: Regelmäßig stehen sowohl Sie vor der Herausforderung, die IT stets auf dem neuesten Stand zu halten und gleichzeitig solche Sicherheits- und Backup-Lösungen einzusetzen, die auch die neuesten Betriebssysteme zuverlässig schützen. Mit BackupAssist decken Sie genau diesen Bedarf bei Ihren ab! Die Datensicherungslösung von Cortex I.T. bietet mit der gerade erschienenen Version 10.4.5 unter anderem offiziellen Support für Microsoft Windows Server 2019.

BackupAssist 10.4.5 bietet vollumfänglichen Support für Windows Server 2019

Durch die Unterstützung von Windows Server 2019 sichern Sie mit BackupAssist 10.4.5 Ihre Systeme auch bei System-Migrationen und Neuanschaffungen bestmöglich. So können Sie Ihre Systeme aktuell halten und gleichzeitig optimale Datensicherungs- und Wiederherstellungslösungen im Sinne der DSGVO bieten.

Außerdem bietet Ihnen das neueste Update weitere Optionen zur Historienverwaltung von System-Backups. Alle Informationen zu BackupAssist 10.4.5 finden Sie in den Release Notes.

Mehr zu BackupAssist

Welche weiteren Vorteile liefert BackupAssist? Neben professioneller Backup- und Recovery-Strategien profitieren Sie dank des integrierten, am Markt einzigartigen CryptoSafeGuard (CSG) von optimalem Schutz vor Ransomware-Attacken. Das Tool, bestehend aus Shield und Detector, schützt nicht nur sowohl bestehende als auch zukünftige Backups, sondern ermöglicht Administratoren dank Alarmfunktion auch, bei Verdacht auf Ransomware umgehend zu reagieren.

Sollten Sie BackupAssist noch nicht kennen, bieten wir vielfältige Möglichkeiten, sich selbst von der Lösung zu überzeugen: Kontaktieren Sie uns persönlich (+49 (0)7331 9461249 oder E-Mail) – wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot!

Altaro Boot from Backup unter VMware

Damit die Funktion Altaro Boot from Backup unter VMware richtig funktionieren kann. bzw. Altaro VM Backup eine VMware-VM von Ihrem Sicherungslaufwerk booten kann, müssen die Ports 35200-35220 über die VMware-Firewall zugelassen sein (sofern diese aktiviert ist).

Das Hinzufügen von benutzerdefinierten Ports zur VMware-Firewall ist keine leichte Aufgabe. Daher hat Altaro hier ein VIB (vSphere Installation Bundle) erstellt, um Euch diese Arbeit zu erleichtern.

Dieser VIB fügt der VMware Firewall eine Regel namens “AltaroBootFromBackup” hinzu.
Die Regel ermöglicht ausgehenden Datenverkehr auf den TCP-Ports 35200-35220

Altaro Boot from Backup unter VMware

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um dieses VIB zu verwenden:

1. Laden Sie die gezippte Datei AltaroBootFromBackup.vib über den folgenden Link herunter

2. Laden Sie sie in den Stamm Ihres Datenspeichers auf dem fraglichen ESXi-Host hoch

Altaro Boot from Backup unter VMware Altaro Boot from Backup unter VMware

3. SSH zum ESXi-Host

4. Verwenden Sie diesen Befehl, um das VIB auszuführen:

esxcli software vib install -v /vmfs/volumes/<YOUR_DATASTORE_NAME>/AltaroBootFromBackup.vib -f

Beispiel:
esxcli software vib install -v /vmfs/volumes/ESX_LUN01/AltaroBootFromBackup.vib -f

Nach erfolgreicher Installation sollten Sie diese Meldung angezeigt bekommen.

Altaro Boot from Backup unter VMware

5. Die Ergebnisse sollten eine neue VMware ESXi Firewall-Regel sein, die ungefähr so aussieht:

Altaro Boot from Backup unter VMware

Nachdem diese Firewall-Regel eingerichtet wurde, sollten Sie nun die Funktion “Aus Sicherung starten” auf Ihrem ESXi-Host erfolgreich verwenden können.

Ersetzen von macOS Server durch Synology NAS

Unternehmen und Organisationen, die für wichtige Office- und Datendienste auf den macOS-Server angewiesen sind, stehen vor einigen Entscheidungen über die Zukunft ihrer IT-Services. Ersetzen von macOS Server durch Synology NAS oder Anschaffen einer neuen Apple Hardware.

Apple hat kürzlich bekannt gegeben, dass es einen erheblichen Teil der wesentlichen Netzwerkdienste in macOS Server ablehnt, wie in einer Support-Anweisung vom 24. April 2018 “Auf Änderungen an macOS Server vorbereiten” beschrieben.

macOS Server ändert sich, um sich mehr auf die Verwaltung von Computern, Geräten und Speicher in Ihrem Netzwerk zu konzentrieren. Daher treten einige Änderungen bei der Funktionsweise von Server auf. Eine Reihe von Diensten werden veraltet sein und bei Neuinstallationen eines Updates für macOS Server, das im Frühjahr 2018 erscheint, werden diese dann nicht mehr angezeigt oder gar entfernt.

Der Hinweis listet die Dienste auf, die in einer zukünftigen Version von macOS Server entfernt werden, einschließlich Kalender- und Kontaktunterstützung, DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol), DNS (Domain Name Services), E-Mail, Instant Messages, virtuelles privates Netzwerk (VPN), NetInstall, Webserver und das Wiki.

Apple versichert Benutzern, die bereits einen der aufgeführten Dienste konfiguriert haben, dass sie sie im Frühjahr 2018 macOS Server-Update verwenden können, aber die Anweisung endet mit Links zu einer Reihe von alternativen Diensten, einschließlich gehosteten Diensten, die Benutzer von macOS Server verwenden sollten Betrachten Sie als brauchbaren Ersatz für die Features, die es entfernt. Diese alternativen Dienste sind alle FOSS (Freie und Open-Source-Software).

So schwierig dies für Organisationen sein könnte, die einen MacOS-Server verwenden, ist dies nicht unerwartet. Apple verließ den Server-Hardware-Bereich im Jahr 2010, als Steve Jobs ankündigte, dass das Unternehmen seine im Mai 2002 eingeführte Reihe von Xserve Rackmount-Servern abschloss. Seitdem ist macOS Server kaum ein prominenter Bestandteil der Produktpalette von Apple. Nicht nur das Produkt selbst hat an Glanz verloren, sondern auch die gesamte Kategorie der SMB-Office- und Business-Server, die sich in den letzten Jahren allmählich verändert haben.

Einige mögen sich fragen, wie wichtig die Nachrichten über den macOS Server sind, da macOS Server nur einen kleinen Teil des Servermarktes ausmacht. macOS Server war wichtig für das Design von Shops, Agenturen, Bildungsnutzern und kleinen Unternehmen, die wahrscheinlich schon seit Ewigkeiten auf Macs waren, aber es ist kein wesentlicher Teil der IT-Infrastruktur größerer Organisationen und Unternehmen.

Was kommt nach dem macOS Server?

Fans von macOS Server müssen sich nicht fürchten, ihre Mac Minis aus ihren kalten, toten Händen zu befreien. Installierte Dienste sind weiterhin verfügbar. Im Herbst 2018 müssen neue Installationen und Upgrades von macOS Server die meisten Dienste auf andere Software migrieren. Da viele der Dienste von macOS Server bereits Open Source waren, bedeutet dies, dass eine Änderung der Software möglicherweise nicht erforderlich ist. Es bedeutet jedoch mehr Konfiguration und Verwaltung von denen, die mit macOS Server fortfahren.

Benutzer können mit macOS Server fortfahren, wenn sie es wünschen, aber viele werden die Schrift an der Wand sehen und nach einem geeigneten Ersatz suchen. Ersetzen von macOS Server durch Synology NAS

Die Zeiten ändern sich

Für viele Menschen, die in Unternehmen arbeiten, ist es von großer Bedeutung, dass sie die Abkehr von der einst allgegenwärtigen serverbasierten IT-Infrastruktur widerspiegeln. Dienste, die zuvor zentral verwaltet und im Büro betrieben wurden, wie z. B. Speicher, Dateifreigabe, Kommunikation und Datenverarbeitung, wurden in die Cloud verlagert.

Bei der Auswahl der nächsten Office-IT-Plattformen besteht die Möglichkeit, zu Lösungen zu wechseln, die die Art und Weise, in der die Mitarbeiter arbeiten, und die Anwendungen, die sie verwenden, sowohl im Büro als auch remote widerspiegeln und unterstützen. Für viele bedeutet dies, dass Cloud-basierte Services in die Büroautomatisierung, Backup und Business Continuity / Disaster Recovery-Planung einbezogen werden. Dazu gehören Software as a Service, Platform as a Service und Infrastructure as a Service (SaaS, PaaS, IaaS).

IT-Lösungen, die sich gut in die Cloud integrieren lassen, sollten bei der Migration von einer macOS Server-basierten Umgebung berücksichtigt werden.

Ersetzen von macOS Server durch Synology NAS – mehr als nur eine Alternative

Eine Lösung, die immer beliebter wird, ist, den macOS Server durch ein Gerät zu ersetzen, das wichtige Office-Dienste bereitstellen kann, aber auch die Office- und Cloud-Umgebungen überbrückt. Die Verwendung von Network-Attached Storage (NAS), um die Serverlücke aufzunehmen, ist sehr sinnvoll. Viele Kunden verwenden bereits NAS für File-Sharing, lokale Datensicherung, automatische Cloud-Sicherung und andere Anwendungen. Im Fall von Synology ist ihr Betriebssystem, der Synology DiskStation Manager (DSM), Linux-basiert und integriert die Grundfunktionen von File-Sharing, zentralisiertem Backup, RAID-Speicher, Multimedia-Streaming, virtuellem Speicher und anderen gängigen Funktionen.

Da DSM auf Linux basiert, stehen zahlreiche Serveranwendungen zur Verfügung, darunter viele, die auch für den macOS Server verfügbar sind, der konzeptionelle Wurzeln mit Linux hat, da er von BSD Unix stammt. Ersetzen von macOS Server durch Synology NAS muss also nicht wahnsinnig aufwändig sein.

Ersetzen von macOS Server durch Synology NAS

Laut Ed Lukacs, COO bei 2FIFTEEN Systems Management in Salt Lake City, haben ihre Kunden den Wechsel von macOS Server zum Synology NAS nicht nur schmerzfrei, sondern auch positiv erlebt. DSM arbeitet nahtlos mit macOS zusammen und war auch für ihre Kunden schneller. Viele ihrer Kunden führen Adobe Creative Suite- und Google G Suite-Anwendungen aus. Ein Workflow, der lokalen Speicher, Remotezugriff und die Cloud kombiniert, ist ihnen bereits bekannt. Remote-Benutzer werden von Synology QuickConnect oder VPN unterstützt. Das ersetzen von macOS Server durch Synology NAS war also hier ein voller Erfolg.

Business Continuity und Backup werden durch die flexible Speicherkapazität des NAS vereinfacht. Synology verfügt über eine integrierte Sicherung für Amazon S3-Speicher, Microsoft Azure sowie eine Auswahl anderer B2-kompatibler Anwendungen wie IBM Softlayer, Rackspace, Amazon Drive, Dropbox, Google Drive, hubiC, Strato HiDrive, SFR NAS Backup und hicloud S3. Oder das hauseigene Synology C2 Cloud Backup.

Kunden waren in der Lage, schnell zu arbeiten, da nur die ersten Datenübertragungen einige Zeit benötigten. Danach kann die Verwaltung des NAS intern oder mit Unterstützung eines Managed Service Provider (MSP) erfolgen.

Bleiben Sie bei dem macOS Server oder wechseln Sie auf eine andere Plattform?

Wenn Sie von dieser Änderung des macOS-Servers betroffen sind, teilen Sie uns bitte in den Kommentaren mit, wie Sie damit umgehen möchten. Verwenden Sie Synology NAS oder eine andere Plattform? Bitte erzählen Sie uns, wie das in Ihrem Umfeld funktioniert.