5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges, aber in manchen Punkten wie beispielsweise der Gesetzgebung auch ein komplexes Thema. Immer wieder tauchen daher ungewöhnliche Behauptungen zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten auf. Zusammen mit unserem deutschen E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore entlarven wir 5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung.

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

1. “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. 

2. “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” 

Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren, und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung.

3. “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung” 

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt – beispielsweise Bewerbungsunterlagen – nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.

4. “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben. Wichtige Unterlagen lassen sich im Bedarfsfall schnell mit Hilfe der Volltextindizierung von MailStore durchsuchen und wiederfinden.

5. “Nur Rechnungen müssen archiviert werden” 

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen folglich auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Ich hoffe das ich Euch mit diesem Beitrag “5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung” weiterhelfen konnte. Gerne dürft Ihr auch einen Kommentar hinterlassen ob dieser Beitrag hilfreich war.

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Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

Früher oder später steht bei fast jedem Unternehmen einmal die Migration des E-Mail-Servers an – entweder aufgrund eines Server- oder aber wegen eines Providerwechsels. Häufig werden die elektronischen Nachrichten dabei durch den Systemadministrator vollständig vom alten an den neuen Speicherort transferiert. Der Nachteil einer solchen Vorgehensweise: Alte Datensätze werden ebenfalls verschoben und belasten umgehend das neu eingerichtete System. Um dieses Problem zu umgehen, empfiehlt sich der Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung – einerseits um den Server zu entlasten, andererseits um die Produktivität beim Benutzer zu steigern.

Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

Bahnt sich nun ein E-Mail-Serverwechsel an, entstehen enorme Vorteile durch die Nutzung einer solchen Lösung: Der neue Server wird nicht mit der hohen Menge an alten E-Mails belastet, was ansonsten auf lange Sicht zu Performance-Einbußen führt. Zudem lassen sich Nachrichten, die nicht mehr vorgehalten werden müssen, mit Hilfe der individuell einstellbaren Aufbewahrungsrichtlinien automatisiert löschen. Diese Richtlinien helfen zukünftig auch dabei, löschungspflichtige Nachrichten rechtzeitig zu entfernen. Das ermöglicht besonders eine DSGVO-konforme Sicherung problemlos.

Hohe Benutzerfreundlichkeit und Outlook-Integration

Für den Nutzer verändert sich die E-Mail-Bearbeitung aufgrund des E-Mail-Archivs nicht. Durch die Integration via Add-ins lassen sich auch archivierte E-Mails problemlos über die gewohnte Oberfläche von Microsoft Outlook abrufen. Hinzu kommt sogar eine spürbare Produktivitätssteigerung: Die Suche nach E-Mails und Dateianhängen wird deutlich beschleunigt und auch ältere Nachrichten lassen sich leichter wiederfinden.

60.000 Kunden vertrauen auf die E-Mail-Archivierungslösung MailStore

Mit MailStore haben wir die führende E-Mail-Archivierungslösungen weltweit in unserem Portfolio. Die Software  “made in Germany” ermöglicht eine rechtssichere sowie DSGVO-zertifizierte Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails und stellt damit einen wichtigen sowie notwendigen Grundpfeiler für Ihre Kommunikation dar. Zudem lässt sich MailStore problemlos bei einem Mailserver-Umzug einsetzen und entlastet somit den Server.

Natürlich beantworten wir auch gerne Ihre Fragen oder stellen Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Sie erreichen uns ganz einfach telefonisch unter +49 (0)7331 946 12 49 oder per Mail.

MailStore Server jetzt DSGVO-zertifiziert

Rechtssicher, made in Germany und ab sofort auch von offizieller Stelle DSGVO-zertifiziert: Im Rahmen eines mehrstufigen Prüfungsprozesses wurde MailStore Server auf Herz und Nieren geprüft – das Ergebnis ist die offizielle DSGVO-Zertifizierung. Die weltweit führende E-Mail-Archivierungslösung unterstützt Sie somit beispielsweise nicht nur dabei, ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter zu gestalten, sondern bietet auch eine rechtssichere Grundlage zur Einführung eines E-Mail-Managements, wie in der EU-Datenschutz-Grundverordnung vorgeschrieben.

MailStore Server jetzt DSGVO-zertifiziert

Im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens wurden u.a. folgende Aspekte auf DSGVO-Konformität geprüft:

  • Das Recht auf Auskunft: MailStore bietet hier die Möglichkeit eines transparenten Einblicks in die archivierten Mails, inklusive detaillierter Suchfunktion.
  • Das Recht auf Löschung: Dank individuell konfigurierbarer Aufbewahrungsrichtlinien können E-Mails und somit auch personenbezogene Daten automatisiert gelöscht werden.
  • Das Recht auf Daten-Portabilität: Mit MailStore Server können E-Mails in ein gängiges E-Mail-Format übertragen, exportiert, signiert und an Dritte übergeben werden.

Dank der Erfüllung der genannten Vorgaben erhalten Unternehmen mit MailStore Server Rechtssicherheit in Bezug auf E-Mails und sind in diesem Bereich sowohl sicher als auch DSGVO-konform aufgestellt.

Das DSGVO-Zertifikat steht Ihnen jederzeit in bei uns zum Download zur Verfügung. Falls Sie zudem den Prüfbericht in Gänze nachlesen möchten, senden wir Ihnen das Dokument gerne auf Anfrage unter info@solutionscube.de per E-Mail zu.

Mehr über MailStore Server erfahren

Im aktuellen Praxisleitfaden unseres Herstellers lesen Sie alles Wissenswerte zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung.

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne auch telefonisch unter
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Sicherheitslücke PST-Datei: Wie Sie E-Mails wirklich sicher und rechtskonform archivieren

Die Masse an E-Mails im Geschäftsalltag lässt Postfächer oft an ihre Grenzen stoßen. Um E-Mails nicht löschen zu müssen und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf sie zugreifen zu können, werden als Notlösung häufig PST-Dateien erstellt. Dabei werden E-Mails aus Outlook-Postfächern lokal ausgelagert und auf den Anwender-Rechnern gespeichert. Langfristig gesehen hat diese Methode jedoch weitreichende Folgen: Es drohen ein wesentlich höherer Arbeitsaufwand, Datenverluste oder sogar Strafen durch Unterlassung der gesetzlichen Vorschriften.

Sicherheitslücke PST-Datei

Sicherheitslücke PST-Datei und Administrativer Mehraufwand

Für die IT-Abteilung entsteht durch PST-Dateien eine kontinuierliche Belastung: Daten, die nicht zentral gespeichert sind, erschweren die Erstellung von Backups. Zudem sind diese Dateien fehleranfälliger und damit risikobehaftet. Das bringt häufig die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups und die Reparatur defekter Daten mit sich. 

Außerdem entziehen sich PST-Dateien durch die Ablage auf Anwender-Rechnern der Kontrolle der IT-Abteilung. Damit entsprechen sie nicht den Vorschriften der DSGVO sowie GoBD und sind nicht geeignet, geltende Anforderungen umzusetzen. Gleiches gilt auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen: Im Normalfall sind geschäftliche E-Mails als rechtlicher Beweis zulässig. E-Mails aus PST-Dateien jedoch können jederzeit gelöscht werden, sind manipulierbar und nicht zentral abgelegt – deshalb gelten sie vor Gericht nicht als Argument, sondern unterstützen die Theorie einer Straftat.

Lokale, rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Sie für einen rechtskonformen E-Mail-Verkehr sorgen, was wiederum zu einem reduzierten Verwaltungsaufwand und entlasteten Systemen beiträgt. All das gewährleistet ein zentrales Archiv wie MailStore! Als führende Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung bietet MailStore eine erprobte und zertifizierte Software “made in Germany”. So lassen sich nicht nur alle E-Mails problemlos zentral speichern; durch die Volltextsuche sowie die Dateianhang-Indizierung kann auch das gesamte E-Mail-Archiv durchsucht werden. Zudem werden E-Mails manipulationssicher archiviert, und Administratoren können selbst festlegen, wie lange eine E-Mail gespeichert bleibt, sodass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in jedem Fall eingehalten werden.

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Neuer MailStore-Leitfaden mit Praxis-Tipps zur E-Mail Archivierung

Das Thema E-Mail-Archivierung ist ein weites Feld – gerade mit Blick auf die rechtlichen Anforderungen stellen sich viele Fragen: Warum müssen E-Mails überhaupt archiviert werden? Welche Vorteile bringt sie Ihnen? Und wie stellen Sie sicher, dass die Archivierung auch die rechtlichen Anforderungen erfüllt?

Neuer MailStore-Leitfaden mit Praxis-Tipps zur E-Mail Archivierung

Antworten darauf und alles Wissenswerte finden Sie im aktuellen MailStore-Leitfaden “E-Mail-Archivierung für Einsteiger”. Hierin erfahren Sie neben konkreten Praxisbeispielen, warum eine umfassende Archivierungslösung wie MailStore nicht nur die E-Mail-Server entlastet, sondern auch die Arbeit von IT-Administratoren maßgeblich erleichtert.

Firmen mit praxisnahem und rechtlichem Know-how überzeugen

Einen Schwerpunkt des Leitfadens bildet zudem das Thema Rechtssicherheit. Denn in den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) ist die manipulationssichere Aufbewahrung geschäftskritischer E-Mails vom Gesetzgeber detailliert festgelegt. Die Archivierungslösung von MailStore unterstützt Sie auf diesem Weg zu einem transparenten Datenmanagement wie in den GoBD formuliert.

Gerade im Zuge der seit Mai 2018 vollumfänglich in Kraft getretenen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Thema E-Mail-Archivierung und Datenschutz für viele Unternehmen allerdings noch stärker in den Fokus gerückt. Welche rechtlichen Bausteine Ihnen MailStore in puncto DSGVO bietet, beleuchtet der Leitfaden deshalb im Rahmen eines gesonderten Themenblocks.

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Postfachgrößen für Exchange 2010/2013 auslesen

Wer kenn das Problem nicht auch, man muss sich einen Überblick über die Postfachgrößen der E-Mail Datenbanken verschaffen, aber in der Exchange Management Konsole kann man die Ansicht dahingehend nicht anpassen. Wir zeigen euch in diesem Beitrag wie Ihr ganz einfach über die Exchange Management Shell die Postfachgrößen für Exchange 2010/2013 auslesen könnt.

Dazu startet Ihr auf Euren Exchange Server die “Exchange Management Shell” aus dem Startmenü. Diese findet Ihr unter dem Ordner “Microsoft Exchange Server 2010” bei einem Exchange 2010 Server oder Small Business Server 2011.

Der Befehl um sich nun die Postfachgrößen anzeigen zu lassen lautet:

Get-MailboxStatistics -server <Servername> | sort TotalItemSize | FT DisplayName,TotalItemSize

Hier müsste Ihr natürlich noch “<Servername>” für Euer System anpassen.

Wie z.B. Get-MailboxStatistics -server SBS2011 | sort TotalItemSize | FT DisplayName,TotalItemSize

Postfachgrößen für Exchange 2010/2013 auslesen

Hier wird die Größe der Postfächer in Bytes ausgegeben. Das umrechnen sollte allerdings nicht sonderlich schwierig sein.

Ansonsten gibt hier einen passenden Umrechner.

Wollt Ihr das Ergebniss in eine Textdatei schreiben lassen, so ändert den Befehl wie folgt ab. So habt Ihr es einfach wenn wir euch einmal das Datenwachstum über eine gewisse Zeit beobachten wollt.

Get-MailboxStatistics -server <Servername> | sort TotalItemSize | FT DisplayName,TotalItemSize | Out-File -PSPath ‘C:\Postfachgroessen.txt’

Wenn Ihr ein generelles Problem mit zu großen Postfächer habt, dann solltet Ihr einmal mit dem Gedanken spielen eine E-Mail Archivierung einzusetzten.
Solltet Ihr hierzu Fragen haben dann kontaktiert uns gerne.

Ansonsten hoffe ich, dass ich Euch mit diesem Beitrag weiterhelfen konnte.