5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges, aber in manchen Punkten wie beispielsweise der Gesetzgebung auch ein komplexes Thema. Immer wieder tauchen daher ungewöhnliche Behauptungen zur Aufbewahrung geschäftlicher Nachrichten auf. Zusammen mit unserem deutschen E-Mail-Archivierungs-Hersteller MailStore entlarven wir 5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung.

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

1. “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dementsprechend ist jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. 

2. “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche” 

Zunächst gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte, die zwischenzeitlich geändert oder gelöscht werden, sind folglich aber nicht im Backup gespeichert. Diese Form der Datensicherung reicht also nicht aus, um rechtssicher zu agieren, und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung.

3. “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung” 

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt – beispielsweise Bewerbungsunterlagen – nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.

4. “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben. Wichtige Unterlagen lassen sich im Bedarfsfall schnell mit Hilfe der Volltextindizierung von MailStore durchsuchen und wiederfinden.

5. “Nur Rechnungen müssen archiviert werden” 

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen folglich auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Ich hoffe das ich Euch mit diesem Beitrag “5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung” weiterhelfen konnte. Gerne dürft Ihr auch einen Kommentar hinterlassen ob dieser Beitrag hilfreich war.

Ihr wollt weitere Informationen zur der E-Mail Archivierung erhalten, so kontaktiert uns gerne per Mail oder ruft uns unter der folgenden Nummer an: 07331 946 12 49

Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

Früher oder später steht bei fast jedem Unternehmen einmal die Migration des E-Mail-Servers an – entweder aufgrund eines Server- oder aber wegen eines Providerwechsels. Häufig werden die elektronischen Nachrichten dabei durch den Systemadministrator vollständig vom alten an den neuen Speicherort transferiert. Der Nachteil einer solchen Vorgehensweise: Alte Datensätze werden ebenfalls verschoben und belasten umgehend das neu eingerichtete System. Um dieses Problem zu umgehen, empfiehlt sich der Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung – einerseits um den Server zu entlasten, andererseits um die Produktivität beim Benutzer zu steigern.

Umzug von E-Mail-Servern: spürbare Entlastung durch Archivierung

Bahnt sich nun ein E-Mail-Serverwechsel an, entstehen enorme Vorteile durch die Nutzung einer solchen Lösung: Der neue Server wird nicht mit der hohen Menge an alten E-Mails belastet, was ansonsten auf lange Sicht zu Performance-Einbußen führt. Zudem lassen sich Nachrichten, die nicht mehr vorgehalten werden müssen, mit Hilfe der individuell einstellbaren Aufbewahrungsrichtlinien automatisiert löschen. Diese Richtlinien helfen zukünftig auch dabei, löschungspflichtige Nachrichten rechtzeitig zu entfernen. Das ermöglicht besonders eine DSGVO-konforme Sicherung problemlos.

Hohe Benutzerfreundlichkeit und Outlook-Integration

Für den Nutzer verändert sich die E-Mail-Bearbeitung aufgrund des E-Mail-Archivs nicht. Durch die Integration via Add-ins lassen sich auch archivierte E-Mails problemlos über die gewohnte Oberfläche von Microsoft Outlook abrufen. Hinzu kommt sogar eine spürbare Produktivitätssteigerung: Die Suche nach E-Mails und Dateianhängen wird deutlich beschleunigt und auch ältere Nachrichten lassen sich leichter wiederfinden.

60.000 Kunden vertrauen auf die E-Mail-Archivierungslösung MailStore

Mit MailStore haben wir die führende E-Mail-Archivierungslösungen weltweit in unserem Portfolio. Die Software  “made in Germany” ermöglicht eine rechtssichere sowie DSGVO-zertifizierte Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails und stellt damit einen wichtigen sowie notwendigen Grundpfeiler für Ihre Kommunikation dar. Zudem lässt sich MailStore problemlos bei einem Mailserver-Umzug einsetzen und entlastet somit den Server.

Natürlich beantworten wir auch gerne Ihre Fragen oder stellen Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Sie erreichen uns ganz einfach telefonisch unter +49 (0)7331 946 12 49 oder per Mail.

Sicherheitslücke PST-Datei: Wie Sie E-Mails wirklich sicher und rechtskonform archivieren

Die Masse an E-Mails im Geschäftsalltag lässt Postfächer oft an ihre Grenzen stoßen. Um E-Mails nicht löschen zu müssen und zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf sie zugreifen zu können, werden als Notlösung häufig PST-Dateien erstellt. Dabei werden E-Mails aus Outlook-Postfächern lokal ausgelagert und auf den Anwender-Rechnern gespeichert. Langfristig gesehen hat diese Methode jedoch weitreichende Folgen: Es drohen ein wesentlich höherer Arbeitsaufwand, Datenverluste oder sogar Strafen durch Unterlassung der gesetzlichen Vorschriften.

Sicherheitslücke PST-Datei

Sicherheitslücke PST-Datei und Administrativer Mehraufwand

Für die IT-Abteilung entsteht durch PST-Dateien eine kontinuierliche Belastung: Daten, die nicht zentral gespeichert sind, erschweren die Erstellung von Backups. Zudem sind diese Dateien fehleranfälliger und damit risikobehaftet. Das bringt häufig die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups und die Reparatur defekter Daten mit sich. 

Außerdem entziehen sich PST-Dateien durch die Ablage auf Anwender-Rechnern der Kontrolle der IT-Abteilung. Damit entsprechen sie nicht den Vorschriften der DSGVO sowie GoBD und sind nicht geeignet, geltende Anforderungen umzusetzen. Gleiches gilt auch bei gerichtlichen Auseinandersetzungen: Im Normalfall sind geschäftliche E-Mails als rechtlicher Beweis zulässig. E-Mails aus PST-Dateien jedoch können jederzeit gelöscht werden, sind manipulierbar und nicht zentral abgelegt – deshalb gelten sie vor Gericht nicht als Argument, sondern unterstützen die Theorie einer Straftat.

Lokale, rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Sie für einen rechtskonformen E-Mail-Verkehr sorgen, was wiederum zu einem reduzierten Verwaltungsaufwand und entlasteten Systemen beiträgt. All das gewährleistet ein zentrales Archiv wie MailStore! Als führende Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung bietet MailStore eine erprobte und zertifizierte Software “made in Germany”. So lassen sich nicht nur alle E-Mails problemlos zentral speichern; durch die Volltextsuche sowie die Dateianhang-Indizierung kann auch das gesamte E-Mail-Archiv durchsucht werden. Zudem werden E-Mails manipulationssicher archiviert, und Administratoren können selbst festlegen, wie lange eine E-Mail gespeichert bleibt, sodass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in jedem Fall eingehalten werden.

Natürlich beantworten wir auch gerne Ihre Fragen oder stellen Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Sie erreichen uns ganz einfach telefonisch unter +49 (0)7331 946 12 49 oder per Mail.

Office365 SMTP-, POP3- und IMAP-Einstellungen

Heute haben wir einen weiteren Beitrag zum Office 365, genauer gesagt zu den SMTP-, POP3- und IMAP-Einstellungen. Das Office 365 Produkt wird immer beliebter und zieht in immer mehr Firmen ein. Begünstigt wird diese Entwicklung auch, durch das Abschaffen des Microsoft Small Business Server 2011.

Heute wollen wir euch die wichtigsten SMTP-, POP3- und IMAP-Einstellungen auflisten, falls Ihr euer Postfach noch über diese Weg anbinden wollt.

Office365 SMTP-, POP3- und IMAP-Einstellungen

Office365 SMTP-, POP3- und IMAP-Einstellungen

Hier diese Werte noch zum kopieren:

Posteingangsserver (POP): 

Servername: outlook.office365.com
Port: 995 (SSL)

Posteingangsserver (IMAP):

Servername: outlook.office365.com
Port: 993 (SSL) oder 143 (STARTTLS)

Postausgangsserver (SMTP):

Servername: smtp.office365.com
Port: 587 (STARTTLS)

Das waren dann auch schon die Office365 SMTP-, POP3- und IMAP-Einstellungen.

Alternativ könnt Ihr euch aber auch über den Outlook Web Access an eurem Postfach anmelden.

Outlook Web Access

Ruf dazu die folgende Webseite auf: https://outlook.office365.com/owa
Meldet euch dort mit den bekannten Zugangsdaten an.

Hier könnt Ihr die oben genannten SMTP-, POP3- und IMAP-Einstellungen abrufen für den Fall, dass Microsoft hier doch einmal eine Änderung durchführt. Um an diese Einstellungen zu kommen, öffnet Ihr die Optionen im Outlook Web Access. Diese ruft Ihr wie folgt auf:

Im Menü habt Ihr oben rechts diese Anzeige, dort klickt Ihr auf die Schrauben Symbol.

Anschließend öffnet sich die Einstellungen. Hier klickt Ihr im unteren Bereich auf “E-Mail”

Nun öffnen sich die E-Mail-Optionen. Die POP und IMAP Einstellungen findet Ihr unter “E-Mail” – “Konten” – “POP und IMAP”

 

Nachtrag vom 16.07.2020

Im Outlook Web Access haben sich die Strukturen etwas geändert.

Sie finden die Einstellungen nun unter:

Nach dem Klick auf “Alle Outlook-Einstellungen anzeigen” erscheint dieses Fenster

Office365 SMTP- POP3- und IMAP-Einstellungen

Hier werden nun die gewünschten Werte angezeigt. Es hat sich hier zwar nichts an den Servern geändert, aber die Struktur wurde hier von Microsoft überarbeitet.

Ich hoffe das ich Euch mit diesem Beitrag weiterhelfen konnte. Gerne dürft Ihr auch einen Kommentar hinterlassen ob dieser Beitrag hilfreich war.

Postfachgrößen für Exchange 2010/2013 auslesen

Wer kenn das Problem nicht auch, man muss sich einen Überblick über die Postfachgrößen der E-Mail Datenbanken verschaffen, aber in der Exchange Management Konsole kann man die Ansicht dahingehend nicht anpassen. Wir zeigen euch in diesem Beitrag wie Ihr ganz einfach über die Exchange Management Shell die Postfachgrößen für Exchange 2010/2013 auslesen könnt.

Dazu startet Ihr auf Euren Exchange Server die “Exchange Management Shell” aus dem Startmenü. Diese findet Ihr unter dem Ordner “Microsoft Exchange Server 2010” bei einem Exchange 2010 Server oder Small Business Server 2011.

Der Befehl um sich nun die Postfachgrößen anzeigen zu lassen lautet:

Get-MailboxStatistics -server <Servername> | sort TotalItemSize | FT DisplayName,TotalItemSize

Hier müsste Ihr natürlich noch “<Servername>” für Euer System anpassen.

Wie z.B. Get-MailboxStatistics -server SBS2011 | sort TotalItemSize | FT DisplayName,TotalItemSize

Postfachgrößen für Exchange 2010/2013 auslesen

Hier wird die Größe der Postfächer in Bytes ausgegeben. Das umrechnen sollte allerdings nicht sonderlich schwierig sein.

Ansonsten gibt hier einen passenden Umrechner.

Wollt Ihr das Ergebniss in eine Textdatei schreiben lassen, so ändert den Befehl wie folgt ab. So habt Ihr es einfach wenn wir euch einmal das Datenwachstum über eine gewisse Zeit beobachten wollt.

Get-MailboxStatistics -server <Servername> | sort TotalItemSize | FT DisplayName,TotalItemSize | Out-File -PSPath ‘C:\Postfachgroessen.txt’

Wenn Ihr ein generelles Problem mit zu großen Postfächer habt, dann solltet Ihr einmal mit dem Gedanken spielen eine E-Mail Archivierung einzusetzten.
Solltet Ihr hierzu Fragen haben dann kontaktiert uns gerne.

Ansonsten hoffe ich, dass ich Euch mit diesem Beitrag weiterhelfen konnte.

Office 365 Mails werden nicht versendet

Heute möchten wir euch einen Lösungsansatz zeigen, wenn euer Microsoft Office 365 keine Mails mhr versendet.

Problem ist das folgende. Ihr habt ein Microsoft Office 365 Paket mit einem Exchange Postfach. Ihr könnt auf einmal keine Mails mehr versenden. Diese landen im Ordner “Entwürfe”. Die Nachrichten enthalten den Hinweis: “Ihr Nachricht wird gesendet, aber wir sind noch nicht ganz fertig. Versuchen Sie es in ein paar Minuten noch mal.”

Lösungsansatz 1:

Entzeiht einmal eurem Benutzer der von diesem Problem betroffen ist, die Office 365 Lizenz und wartet einmal mindesten 15 Minuten. Bevor Ihr hier die Lizenz wieder aktviert.

Achtung! Die Fehlermeldung, dass das Office Online nicht aktiviert werden könnt Ihr ignorieren, das hat keine Auswirkungen.

Lösungsansatz 2:

Hierzu müsst Ihr mit der PowerShell eingreifen.

# Verbindung zu Exchange Online:

Set-ExecutionPolicy unrestricted
Office 365 Mails werden nicht versendet

$UserCredential = Get-Credential

Office 365 Mails werden nicht versendet

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office.de/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

Import-PSSession $Session

Die ausgegebene Warung kann ignoriert werden. Das hat im weiteren Verlauf keine Auswirkungen.

# Verschieben des Postfachs in eine andere Database:

New-MoveRequest -Identity user@domäne.de

Anschließend müsst Ihr euch für ca. 15 bis 60 Minuten gedulden, bis dieser Vorgang Abgeschlossen ist, entscheidet hierfür ist die größe der Datenbank. In dem Fall von 192,4 MB hat es ca. 10 Minuten gedauert. Einen Hinweis bekommt hier nicht angezeigt wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist.

Ihr könnt euch jetzt einmal neu im Office365 Portal anmelden und dort über OWA oder über Euer Outlook eine neue Mail versenden. Hier sollte nun keine Fehlermeldung mehr generiert werden.

Wenn Ihr hier noch Mails in den Entwürfen habt, dann versendet hier die Mails einmal neu. Meine Erfahrung ist hier, dass diese Mails nicht automatisch vom System versendet werden.